Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

EasyBoxs (en adelante "EasyBoxs", "nosotros", "nuestro") es el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de su sitio web easyboxs.com y todos sus subdominios, así como a través de los servicios descritos en la sección 2 de esta política.

Correo electrónico de contacto para asuntos de privacidad: contacto@easyboxs.com
Canal de WhatsApp: +57 300 410 0318
País de constitución y operación principal: República de Colombia

2. Alcance — servicios cubiertos por esta política

Esta Política de Privacidad aplica de manera integral a la totalidad de los servicios ofrecidos por EasyBoxs, incluyendo sin limitación:

• Backup Remoto Empresarial (powered by Ahsay): Servicio de copia de seguridad en nube con cifrado AES-256. El cliente es responsable de los datos que elige respaldar; EasyBoxs actúa como encargado del tratamiento respecto a esos datos.
• GasControl: Sistema 100% web para gestión, producción y distribución de gases industriales y medicinales. EasyBoxs actúa como encargado del tratamiento de los datos operativos ingresados por el cliente.
• GLPI Cloud (ESM): Plataforma de gestión de servicios empresariales administrada en la nube. EasyBoxs actúa como encargado del tratamiento de los tickets, activos e información de usuarios del cliente.
• AWS Cloud: Servicio de migración, diseño e infraestructura en Amazon Web Services. EasyBoxs actúa como integrador técnico; Amazon Web Services, Inc. tiene sus propias políticas de privacidad aplicables.
• Outsourcing TI: Servicios de soporte técnico remoto y presencial, mantenimiento y gestión de redes. EasyBoxs puede acceder a sistemas del cliente exclusivamente en el marco del contrato de servicio.
• Desarrollo de Software a Medida: Construcción de aplicaciones web (Django) y móviles (Flutter). EasyBoxs procesa información técnica y funcional del cliente para la prestación del servicio.
• Sitio web easyboxs.com: Incluyendo formularios de contacto, blog, landing pages y cualquier interacción con el visitante.

3. Datos personales que recopilamos

3.1 Datos que el usuario proporciona directamente

• Nombre completo y nombre de la empresa
• Dirección de correo electrónico corporativo o personal
• Número de teléfono y/o WhatsApp
• País y ciudad de ubicación
• Información de facturación (NIT, RUT, RFC u equivalente, dirección fiscal)
• Descripción del problema o consulta enviada por formulario
• Credenciales de acceso a sistemas contratados (nombre de usuario; las contraseñas se almacenan con hash criptográfico)

3.2 Datos recopilados automáticamente al visitar el sitio

• Dirección IP del dispositivo de acceso
• Tipo y versión de navegador web
• Sistema operativo y tipo de dispositivo
• Páginas visitadas, tiempo de permanencia y ruta de navegación
• Fuente de referencia (URL de origen)
• Datos de cookies según lo detallado en la sección 8

3.3 Datos de terceros que el cliente introduce en los sistemas de EasyBoxs

Los clientes que utilizan GasControl, GLPI Cloud u otros servicios gestionados pueden introducir datos personales de sus propios empleados, clientes, distribuidores u otras personas. EasyBoxs trata estos datos exclusivamente como encargado del tratamiento, conforme a las instrucciones del cliente y sin fines propios. El cliente garantiza poseer la base legal necesaria para dichos tratamientos.

4. Finalidades y bases legales del tratamiento

5. Período de retención de datos

EasyBoxs conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados, conforme a los siguientes criterios:

• Datos de contacto y consultas: Hasta 2 años desde el último contacto, o hasta que el titular solicite su supresión.
• Datos de clientes activos: Durante la vigencia del contrato de servicios y hasta 5 años después de su terminación, por obligaciones contables y fiscales (Código de Comercio colombiano, Art. 48; equivalentes internacionales).
• Datos de facturación: Mínimo 10 años según normativa tributaria colombiana vigente (Estatuto Tributario, Art. 632). Para clientes en otros países aplica el plazo mínimo legal de su jurisdicción.
• Logs de seguridad y acceso: Hasta 12 meses desde su generación, salvo que exista una investigación en curso que justifique su conservación.
• Datos de backups del cliente: Los datos respaldados por el cliente a través del servicio de Backup Remoto se conservan según la política de retención configurada por el propio cliente. EasyBoxs no dispone de esos datos con fines propios.
• Datos de marketing (opt-in): Hasta que el titular retire su consentimiento.

Al vencer el período de retención aplicable, los datos son eliminados de forma segura o anonimizados de manera irreversible.

6. Transferencia y encargados del tratamiento

EasyBoxs puede compartir datos personales con los siguientes terceros únicamente en la medida estrictamente necesaria para la prestación de los servicios contratados:

EasyBoxs no vende, alquila ni cede datos personales a terceros con fines comerciales propios de dichos terceros. Toda transferencia se realiza sobre la base de una relación de encargo del tratamiento con las garantías contractuales adecuadas.

En caso de adquisición, fusión o transmisión de negocio, los datos podrán ser transferidos al adquirente, quien quedará obligado a respetar esta política o a notificar a los titulares de cualquier cambio material.

7. Medidas de seguridad técnicas y organizativas

EasyBoxs implementa medidas de seguridad adecuadas al nivel de riesgo de cada tratamiento, conforme a los estándares internacionales aplicables:

• Cifrado en tránsito: Todas las comunicaciones entre el usuario y los sistemas de EasyBoxs utilizan protocolo HTTPS con TLS 1.2 o superior. Los certificados SSL son gestionados a través de Let's Encrypt con renovación automática.
• Cifrado en reposo: Los datos de backup se cifran con AES-256 antes de salir del dispositivo del cliente. EasyBoxs no tiene acceso a las claves de descifrado del cliente.
• Autenticación: Los sistemas gestionados por EasyBoxs utilizan autenticación con tokens JWT, HTTPS y soporte para autenticación de dos factores (2FA) donde está disponible.
• Control de acceso: Acceso a datos restringido por roles y necesidad de conocer. El personal de EasyBoxs accede a datos de producción únicamente para cumplir obligaciones contractuales de soporte, bajo registro de auditoría.
• Auditoría: Los sistemas registran acciones de usuarios con IP, dispositivo, fecha y hora. Los logs se conservan según la política de retención aplicable.
• Gestión de incidentes: EasyBoxs dispone de procedimientos internos para detección y notificación de brechas de seguridad. En caso de brecha que afecte datos personales, se notificará a los afectados y a la autoridad competente en los plazos exigidos por la legislación aplicable (72 horas bajo GDPR; sin plazo fijo pero "sin dilación injustificada" bajo la Ley 1581/2012).
• Contratos con proveedores: Los encargados del tratamiento firman acuerdos de procesamiento de datos (DPA) con EasyBoxs que les obligan a implementar medidas equivalentes de seguridad.

8. Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web easyboxs.com utiliza las siguientes categorías de cookies:

El usuario puede gestionar o rechazar las cookies no esenciales desde la configuración de su navegador o mediante el banner de consentimiento de cookies que se muestra en la primera visita al sitio.

9. Derechos del titular de los datos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 (Colombia), el GDPR (UE) y las normativas equivalentes de otros países, el titular de los datos tiene los siguientes derechos, que puede ejercer en cualquier momento:

• Acceso (Art. 8 Ley 1581 / Art. 15 GDPR): Conocer qué datos personales suyos tratamos, con qué finalidad y durante cuánto tiempo.
• Rectificación (Art. 14 Ley 1581 / Art. 16 GDPR): Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión o cancelación (Art. 8 Ley 1581 / Art. 17 GDPR — "derecho al olvido"): Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recopilados, haya retirado su consentimiento o el tratamiento sea ilícito. Este derecho no aplica cuando la conservación es necesaria para cumplir obligaciones legales.
• Oposición (Art. 21 GDPR / equivalente Ley 1581): Oponerse al tratamiento de sus datos para fines de marketing directo o cuando el tratamiento se base en interés legítimo y existan razones relacionadas con su situación particular.
• Portabilidad (Art. 20 GDPR): Recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, cuando el tratamiento se base en consentimiento o ejecución contractual.
• Limitación del tratamiento (Art. 18 GDPR): Solicitar que suspendamos el tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
• Revocación del consentimiento: Retirar en cualquier momento el consentimiento previamente otorgado, sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo a la revocación.
• Reclamación ante autoridad supervisora: Presentar reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia o ante la autoridad de protección de datos competente de su país de residencia.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe una solicitud escrita a contacto@easyboxs.com indicando: su nombre completo, el derecho que desea ejercer, descripción clara de la solicitud y documentación de identidad si aplica. EasyBoxs responderá dentro de los plazos legales (10 días hábiles en Colombia para responder; 15 días hábiles adicionales para resolver; 30 días calendario bajo GDPR).

10. Limitación de responsabilidad

EasyBoxs delimita expresamente su responsabilidad en los siguientes términos, en la medida permitida por la legislación aplicable:

10.1 Servicios de backup

EasyBoxs actúa como proveedor de tecnología de copia de seguridad. El cliente es en todo momento el único responsable de: (i) determinar qué datos respaldará; (ii) garantizar que tiene derecho legal para almacenar y tratar dichos datos; (iii) verificar periódicamente que los backups se ejecutan correctamente; (iv) realizar pruebas de restauración. EasyBoxs no garantiza la recuperabilidad de datos corruptos, dañados o inaccesibles antes de la primera copia de seguridad. La responsabilidad de EasyBoxs por pérdida de datos se limita al valor equivalente a tres meses del servicio contratado.

10.2 Servicio GasControl

GasControl es una herramienta de gestión operativa. EasyBoxs no es responsable de decisiones de negocio, errores operativos, pérdidas de activos físicos ni incumplimientos regulatorios que deriven de la operación del cliente a través del sistema. La exactitud de los datos ingresados al sistema es responsabilidad exclusiva del cliente y sus operadores. EasyBoxs no garantiza la disponibilidad ininterrumpida del servicio (SLA del 99,5% mensual salvo pacto expreso en contrato), ni asume responsabilidad por pérdidas económicas derivadas de interrupciones dentro de dicho umbral.

10.3 Servicio GLPI Cloud

GLPI es software de código abierto distribuido bajo licencia GPL. EasyBoxs presta el servicio de implementación, alojamiento y soporte. EasyBoxs no es responsable de vulnerabilidades en el código base de GLPI no reportadas por sus desarrolladores oficiales (Teclib') ni de personalizaciones desarrolladas por terceros o por el propio cliente. La responsabilidad de EasyBoxs se limita a la correcta prestación del servicio de administración según el plan contratado.

10.4 Servicios de AWS Cloud y Outsourcing TI

EasyBoxs actúa como integrador técnico. Los costos de infraestructura de AWS (EC2, RDS, S3, etc.) son responsabilidad directa del cliente con Amazon Web Services. EasyBoxs no asume responsabilidad por cambios en las tarifas, políticas o disponibilidad de AWS. En los servicios de Outsourcing TI, la responsabilidad de EasyBoxs se limita al alcance definido en el contrato de servicio vigente; el cliente mantiene la responsabilidad sobre los sistemas y datos que no estén expresamente incluidos en dicho alcance.

10.5 Fuerza mayor

EasyBoxs no será responsable por incumplimiento o demora en la prestación de servicios derivados de causas de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo sin limitación: ataques de denegación de servicio (DDoS), ransomware de escala masiva, fallos de infraestructura de proveedores de nube, desastres naturales, cortes de energía eléctrica o telecomunicaciones, actos de autoridad gubernamental o cualquier otra circunstancia fuera del control razonable de EasyBoxs.

10.6 Terceros vinculados

El sitio web de EasyBoxs puede contener enlaces a sitios web de terceros. EasyBoxs no controla ni es responsable del contenido, políticas de privacidad o prácticas de dichos sitios. La inclusión de un enlace no implica endorsement ni responsabilidad de EasyBoxs respecto al sitio enlazado.

11. Condiciones de uso de los servicios

Al utilizar los servicios de EasyBoxs, el usuario y/o cliente se compromete a:

• No utilizar los servicios para actividades ilícitas, fraudulentas o contrarias al orden público y las buenas costumbres.
• No almacenar, procesar ni transmitir a través de los sistemas de EasyBoxs contenido que infrinja derechos de propiedad intelectual, que sea difamatorio, obsceno, racista, xenófobo o que vulnere derechos fundamentales de terceros.
• No intentar vulnerar, eludir o sobrecargar los sistemas de seguridad de EasyBoxs ni de sus proveedores.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y notificar de inmediato a EasyBoxs ante cualquier uso no autorizado de su cuenta.
• Garantizar que las personas cuyos datos ingresa en los sistemas de EasyBoxs han otorgado la autorización legal correspondiente para su tratamiento.
• Cumplir las leyes de protección de datos aplicables en su jurisdicción respecto a los datos que trata a través de los servicios de EasyBoxs.

El incumplimiento de estas condiciones faculta a EasyBoxs para suspender o terminar el acceso al servicio sin derecho a reembolso, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

12. Menores de edad

Los servicios de EasyBoxs están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años y a empresas y organizaciones. EasyBoxs no recopila intencionalmente datos personales de menores de 13 años. Si un padre, tutor o responsable tiene conocimiento de que un menor ha proporcionado datos personales a EasyBoxs sin su consentimiento, debe notificarlo inmediatamente a contacto@easyboxs.com para proceder a su eliminación.

13. Jurisdicción y ley aplicable

Esta Política de Privacidad y los contratos de prestación de servicios de EasyBoxs se rigen por las leyes de la República de Colombia, especialmente la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la Ley 527 de 1999 (comercio electrónico) y el Código de Comercio colombiano.

Para clientes ubicados en la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido, aplica adicionalmente el Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR) o su equivalente nacional. Para clientes en Brasil aplica la LGPD (Ley 13.709/2018). Para clientes en México aplica la LFPDPPP. EasyBoxs adopta el estándar de la normativa más exigente aplicable al titular de los datos concreto.

Cualquier controversia derivada de esta política o de los contratos de servicio que no pueda resolverse amigablemente se someterá a los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, sin perjuicio del derecho del consumidor o titular de datos ubicado en otro país de acudir ante las autoridades competentes de su jurisdicción.

14. Modificaciones a esta política

EasyBoxs se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cuando se realicen cambios materiales se notificará mediante:

• Aviso destacado en la página de inicio de easyboxs.com durante al menos 30 días antes de la entrada en vigor del cambio.
• Correo electrónico a los clientes activos con dirección registrada, con un plazo mínimo de 15 días de antelación.

La continuación en el uso de los servicios después de la fecha de entrada en vigor de los cambios implica la aceptación de la política actualizada. Si el usuario no está de acuerdo con los cambios, puede solicitar la terminación del contrato de servicios antes de la fecha de vigencia.

15. Contacto y ejercicio de derechos

Para cualquier consulta, solicitud de ejercicio de derechos, reporte de incidente de seguridad o reclamación relacionada con esta Política de Privacidad:

Para reclamaciones ante autoridades supervisoras:

• Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co
• Unión Europea: Autoridad de protección de datos del Estado miembro de residencia del titular
• España: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) — www.aepd.es
• México: Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)
• Argentina: Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP)
• Brasil: Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)

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